LABDOC

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE PESSOAS – DEGEP

LABORATÓRIO DE HIGIENIZAÇÃO, CONSERVAÇÃO PREVENTIVA E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS 

EM SUPORTE DE PAPEL

1 – Apresentação:

O Laboratório de Higienização, Conservação Preventiva e Acondicionamento de Documentos em Suporte de Papel – LABDOC, do Departamento de Gestão de Pessoas – DEGEP, da Fundação Universidade Estadual do Ceará – FUNECE, dedicar-se-á à conservação preventiva, utilizando técnicas como higienização mecânica, controle de pragas e uso de materiais neutros para o devido acondicionamento documental a longo prazo.

Procedimentos que resguardam acervos bibliográficos e arquivísticos de modo a garantir a longevidade do suporte e das informações nele contidas. O LABDOC do DEGEP está integrado ao arquivo do Departamento, permitindo, assim, a gestão documental de modo global: condições de acondicionamento, conservação preventiva do suporte documental, identificação, arranjo/catalogação e indexação e digitalização [para a constituição de arquivo virtual e/ou atendimento às diligências judiciais ou dos órgãos de fiscalização e controle] .  

O LABDOC/DEGEP surge da necessidade de executar a previsão normativa estabelecida pela Resolução nº 1997 – CONSU/FUNECE [https://www.uece.br/wp-content/uploads/2024/11/RES-1997-CONSU.pd], de 20 de setembro de 2024, e legislação em vigor atinente à gestão de arquivos e documentos. O LABDOC/DEGEP é orientado no sentido técnico, biblioteconômica e arquivisticamente, pelos profissionais da Biblioteca Central da FUNECE. 

É objetivo do LABDOC/DEGEP manter a estabilização física dos documentos em suporte de papel, assim como implementar ações de otimização do acondicionamento [guarda] e do acesso [consultas] periódicas.

O LABDOC/DEGEP, uma vez em operação, sitiar-se-á entre os laboratórios de Instituições de Ensino Superior – IESs, a exemplo da Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG, Universidade Estadual de Campinas – UNICAMP e a Universidade Federal do Ceará – UFC. Em resumo: o LABDOC/DEGEP configura a sistematização de processos e iniciativas [conservação, restauração e preservação] voltadas à gestão plena de arquivos e documentos de uma instituição pública estadual e de relevância social e socialmente relevante.

Faz parte do escopo do LABDOC/DEGEP o diálogo com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável – ODSs, da Organização das Nações Unidas – ONU, a exemplo dos ODS 04 – Educação de qualidade; e o ODS 13 – Ação contra a mudança global do clima ao associar o conhecimento prático/técnico [campo de estágio para estudantes de graduação das Ciências Humanas e Sociais] à gestão de arquivos e documentos, compreendendo, pois, o processo de digitalização como meio de conservação, preservação e otimização da guarda e do acesso do acervo constituído ou a constituir-se.  

A digitalização de documentos em suporte de papel disciplina e reformula o acondicionamento de acervos e coleções, bem como viabiliza a sustentabilidade de recursos técnicos e ambientais.  

2 – Atividades e estrutura do LABDOC/DEGEP:

– Higienização: tem o objetivo de remover a poeira e sujidades superficiais; procedimento fundamental para retardar a degradação documental;

– Acondicionamento: uso de pastas, envelopes de papel alcalino [não ácido] ou poliondas [polipropileno corrugado]  para proteger documentos da luz, da poeira, dos agentes físicos e/ou biológicos. O acondicionamento obedece à tipologia dos documentos sob a guarda do arquivo do DEGEP, levando-se em conta, a propósito, a longa permanência dos documentos no arquivo;

– Conservação Preventiva: controle ambiental [temperatura, umidade e ordenamento/acondicionamento], manuseio adequado e, em casos graves, congelamento para desinfestação;

– Equipamentos: desumidificador, luminária de bancada [luz fria], mesa de higienização [capela de exaustão de gases/poeira], aspirador de pó de baixa sucção, mesa de trabalho: computador e máquina de digitalização [destinada à identificação, ao arranjo/catalogação, à descrição e à indexação] e digitalização do acervo; prensa, armário e mesa de manipulação e intervenção restaurativa/conservação nos documentos.

3 – Descrição das atividades do LABDOC/DEGEP: 

– Higienização: corresponde à limpeza mecânica de todas as folhas, uma após a outra por meio de trinchas macias, visando à retirada de toda a sujidade presente na superfície do papel e de extrair todos os corpos estranhos ao documento que aceleram seu processo de degradação [clipes, grampos, adesivos, suportes etc]. E, ainda, planificar dobras, orelhas e/ou vincos no suporte de papel dos documentos.

– Diagnóstico de conservação preventiva: é feito através de uma ficha de diagnóstico aplicada a cada documento e que indica suas especificações: o tipo documental, dimensões, características do suporte [do papel], a técnica utilizada na sua montagem/costura/encadernação/formato, tinta empregada, técnica de impressão, estado de conservação, deteriorações mais recorrentes e as recomendações para o tratamento técnico de conservação e acondicionamento.

– Tratamento técnico de conservação: diz respeito, basicamente, a pequenos reparos, ao acondicionamento de acordo com à tipologia documental, os critérios técnicos arquivísticos e à restauração propriamente dita, a saber: 1) os pequenos reparos visam intervir em rasgos, através de velatura, utilizando-se papel japonês; torna-se necessário, em caso de documentos encadernados e/ou livros, providenciar nova costura e a reestruturação física do documento; 2) o acondicionamento consiste em envolver os documentos em invólucros de material inerte, ou alcalino; 3) a restauração de documentos, em suporte de papel, consiste em reenfibrar o papel nas dimensões do suporte nas quais perfurações/danificações são apresentadas.

4 – Sobre as etapas de execução das atividades do LABDOC/DEGEP:  

 – Identificação do acervo: a documentação é identificada para a organização nos diversos fundos, séries e subséries. É necessária a identificação da proveniência [origem] da documentação, ou seja, definir-se que termo ou que cartório/setor foi responsável pela sua produção.

– Arranjo/catalogação: após a identificação, os documentos são agrupados em fundos, séries e subséries, obedecida a proveniência e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada série ou subsérie os processos [acervos e coleções] são ordenados cronologicamente.

– Descrição: passa-se à análise e descrição dos documentos. São levantados dados como: tipo de processo, datas [ingresso/admissão, exoneração, aposentadoria] local/origem, número de páginas etc.

– Indexação: é desenhado um banco de dados onde estarão armazenados os dados obtidos através da análise e descrição dos documentos, o que permite a recuperação das informações contidas nesses processos.

Durante todo o processo, desde a entrada do acervo no LABDOC/DEGEP até sua liberação para a guarda permanente, o controle ambiental e de pragas é uma preocupação constante. O espaço físico do LABDOC/DEGEP é dividido em quatro estágios:

1) higienização/diagnóstico/tratamento/tipo de intervenção;

2) conservação/restauração/acondicionamento;

3) guarda/digitalização de documentos tratados, onde se processa a organização e descrição dos documentos – com vistorias periódicas [mensais] para verificação de ocorrências de reinfestação de insetos – após o que são liberados para o local de guarda permanente;

4) digitalização e processamento técnico informacional, a partir dos quais são implementados os bancos de dados e indexados os conteúdos informacionais da documentação física e/ou digitalizada em análise/tratamento. 

5 – Sobre a digitalização:

São etapas do processo de digitalização de documentos em suporte de papel, sob competência do LABDOC/DEGEP:

1) Curadoria: levantamento, avaliação e identificação dos documentos;

2) Diagnóstico das condições de conservação/preservação dos documentos;

3) Elaboração do Plano Documental;

4) Delimitação dos documentos a serem digitalizados;

5) Higienização;

6) Conservação;

7) Restauração [se convier];

8) Digitalização;

9) Tratamento das imagens;

10) Identificação, classificação, indexação e descrição das imagens dos documentos digitalizados a serem arquivados em nuvem.

6 – Equipe LABDOC/DEGEP:

– Rodrigo Alves Ribeiro Braun –  Historiador Social. Analista da Gestão em Educação Superior/Técnico em Assuntos Educacionais. Departamento de Gestão de Pessoas – Diretor e Coordenador do LABDOC/DEGEP.

– Clayrianne Cavalcante Martins – Equipe técnica do LABDOC/DEGEP

– Francisco Alexandre Souza Masceno – Equipe técnica do LABDOC/DEGEP

– Emilly Moreira de Oliveira – Equipe técnica do LABDOC/DEGEP

Para mais informações e acompanhamento das ações desenvolvidas pelo LABDOC, entre em contato pelo e-mail:

📩 arquivo.degep@uece.br