Detic e a Transformação Digital na Uece.
21 de agosto de 2024 - 09:54
A digitalização de documentos passou a ser objeto de discussão no MEC em 2013, e está cada vez mais presente nas instituições de ensino superior, regulamentada a partir de normas e portarias do governo federal – Decreto n° 9.235/2017 e as Portarias MEC n° 315/2018, n° 332/2020 e n° 360/2022.
A digitalização de documentos envolve a automatização dos processos acadêmicos tornando-os mais eficientes, agilizando as demandas e proporcionando maior segurança e controle dos documentos de alunos e demais membros da comunidade acadêmica.
A digitalização de documentos traz muitos benefícios, dentre eles:
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Otimização dos processos, rotinas e recursos humanos;
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Eliminação do risco de extravio e aumento da proteção dos documentos;
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Redução dos espaços físicos destinados ao armazenamento;
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Mobilidade para os colaboradores e usuários que conseguem acessar a informação de qualquer lugar.
Nesse cenário, o DETIC vem contribuindo ativamente na redefinição de processos e suporte computacional junto aos diversos setores da Universidade através de novas funcionalidades disponibilizadas no sistema acadêmico SisAcadG (https://sisacadg.uece.br/). No início do ano, com o fim da tramitação dos processos físicos, os pedidos de integralização dos créditos de atividades complementares (ACs) passaram a tramitar através do sistema, contribuindo com uma maior agilidade e autonomia por parte de alunos e coordenadores.
Processos internos também têm sido alvo de melhorias, visando auxiliar servidores nas suas atividades rotineiras. É o caso do setor de registro de diplomas do DEG/PROGRAD, responsável por documentar a entrada de processos de diplomas e o registro de todas as informações do diplomado, da colação e das autoridades que assinaram o documento, assim como as informações de catalogação e averbações.
Até agora o processo de registro de diplomas era totalmente manual, realizado em livros físicos, demandando muito trabalho do setor no preenchimento das informações à mão, as quais na sua maioria, já constam no banco de dados da Universidade. Com a funcionalidade disponível somente para os usuários autorizados, a maior parte dos dados são preenchidos automaticamente se beneficiando da integração dos sistemas, aumentando em muito a produtividade do setor, além de eliminar a necessidade de compra dos livros e de espaço para a guarda dos arquivos físicos.
É com muito entusiasmo que a diretora do setor de diplomas, a servidora Ana Lopes e a Roberta, que também atua no setor, receberam a novidade. Para Ana, a nova funcionalidade disponível no SisAcadG tem proporcionado uma maior produtividade no desenvolvimento das atividades operacionais do registro de diplomas, agilidade e segurança. Em operação desde início de agosto, já foram cadastrados no sistema 275 processos de registro de diploma com simplicidade e segurança.
Adicionalmente, o sistema fornece a ficha com todos os dados do registro a ser impressa no verso do diploma, cuja validação pode ser feita através do código gerado automaticamente, a partir da tela de login do sistema.
Para o DETIC, a digitalização de processos vai além ser uma imposição legal, mas uma oportunidade de realizar uma gestão documental mais eficiente para a UECE entrar de vez na era digital.