Comissão do Suite informa sobre o uso adequado das ferramentas de tramitação eletrônica
12 de setembro de 2024 - 14:36
A Comissão de Implantação do Suite da Funece tem observado o uso indiscriminado da função “encaminhar” nos processos em tramitação na universidade, inclusive em ocasiões em que a manifestação somente poderia ocorrer mediante expedição de Despacho.
Existem duas formas principais de movimentação de processos eletrônicos entre unidades: “Encaminhar” e “Tramitar”, especificadas a seguir:
Encaminhar: Deve ser utilizado para movimentações administrativas de menor relevância, como devolução, arquivamento/desarquivamento de processos e atribuição de processos. A movimentação é feita com assinatura eletrônica simples, sem necessidade de autenticação via token.
Criar um Despacho e Tramitar: Essa funcionalidade deve ser usada em casos que exijam maior rigor quanto à garantia de autoria, como manifestações de vontade, decisões administrativas, declarações legais, reconhecimento de fatos, assunção de obrigações, apresentação de defesas e interposição de recursos administrativos. O uso do despacho exige assinatura eletrônica avançada, que requer a autenticação via chave (token), assegurando a autoria e a integridade dos documentos.
É importante reforçar que o uso inadequado da função “encaminhar” para processos que demandam análise ou manifestação formal, especialmente aqueles que exigem fundamentação legal e administrativa, pode gerar vício de legalidade, tornando, inclusive, o ato administrativo nulo.
A comissão informa ainda que a regulamentação que disciplina o que deve ser encaminhado ou tramitado está no decreto nº 34.097/2021, que regulamenta o uso do Suite no âmbito do Poder Executivo do Estado do Ceará, em seu art. 9º, o qual define os níveis de assinatura eletrônica existentes no Suite (simples, avançada e qualificada), assim como os tipos de documentos e atos administrativos nos quais essas assinaturas devem ser aplicadas.
Assim, a Comissão de Implantação solicita o uso correto da funcionalidade “Despacho” e da opção “Tramitar” em todos os casos que envolvam análise e decisão fundamentada, a fim de garantir a segurança jurídica dos atos administrativos.