COMUNICADO DA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
7 de fevereiro de 2013 - 20:25 #COMUNICADO PROAD
A Universidade Estadual do Ceará cresceu bastante nos últimos anos e necessita de uma gestão moderna, célere e eficiente para acompanhar as conseqüências dessas mudanças. A demanda de processos e correspondências que circulam, tanto no âmbito interno, quanto externamente, teve um considerável aumento nos últimos anos. As atribuições se expandiram e os procedimentos se multiplicaram.
A Pró-Reitoria de Administração – PROAD reconhece que o Protocolo Geral desempenha um papel de suporte para o desenvolvimento da Universidade, na interação com as demais áreas da Instituição, e sabe que, da otimização de seu trabalho depende, em muito, o sucesso da UECE como um todo. Visando aperfeiçoar e tornar mais ágil a circulação de correspondências e processos, enumeramos a lista das atividades que devem ser desempenhadas pelo Protocolo Geral e que são em suma:
• Padronizar, normatizar e coordenar os serviços de protocolo em toda a UECE;
• Gerenciar o recebimento, análise, triagem, distribuição e controle de correspondências, via malote, correio e em mão;
• Receber, classificar, registrar, distribuir e tramitar processos e expedir os documentos;
• Executar outras atividades inerentes à área ou que venham a ser delegadas pela autoridade competente; ou desenvolver outras atividades inerentes ao Setor.
Diante disso, a Pró-Reitoria de Administração, juntamente com o Departamento de Administração, tomaram algumas medidas para conter o uso indevido do Sistema de Protocolo da UECE, restringindo-o exclusivamente às suas funções precípuas.
Orientações sobre o recebimento e distribuição de correspondências na UECE:
O Protocolo Geral da UECE divulga à comunidade universitária as orientações sobre o recebimento e distribuição de correspondências na UECE. Esses procedimentos serão adotados a partir de 14 de fevereiro do corrente ano.
1. Correspondências de cunho particular devem ser dirigidas para o endereço residencial, tanto de servidores técnico-administrativos, como de docentes e alunos. O endereço profissional e/ou acadêmico deve ser disponibilizado somente para recebimento de documentos que envolvam atividades inerentes ao seu trabalho e à instituição. Desta forma, toda correspondência recebida pelo Protocolo Geral da UECE de interesse particular tais como: cartões de crédito, faturas, propaganda de serviços de bancos, propagandas de lojas comerciais, notificações de multas de trânsito, cobranças de IPVA e IPTU, revistas não profissionais, comprovantes de compras particulares pela internet ou outro meio, além de outros tipos também caracterizados como particulares ficarão a disposição dos interessados no seu balcão de atendimento.
2. No caso do interessado fornecer seu endereço de trabalho para recebimento de documentos ou volumes de interesse da sua atividade profissional deve informar o endereço completo do setor em que trabalha, para evitar que a correspondência venha apenas para a UECE ou para o nome do (a) servidor (a) ou aluno (a). As correspondências com destinação incompleta serão devolvidas à Agência dos CORREIOS.
3. Os dirigentes dos departamentos de Material e Patrimônio e da Célula de Contratos e Convênios – PROJUR que recebem materiais devem orientar seus fornecedores e clientes dos cuidados quando da remessa desses produtos à UECE. No endereçamento deve constar o setor de destino do documento ou encomenda e, em determinados casos, o tipo de material, sua urgência, tipo de conservação, etc.
4. A Divisão de Protocolo não se responsabiliza pelo recebimento e entrega de correspondências às pessoas que não possuem vínculo com a UECE tais como permissionários das cantinas, fotocopiadoras, bancas de revistas entre outros que tenham estabelecimentos em áreas da Universidade.
5. A Divisão de Protocolo não se responsabiliza pela entrega, via malotes, de correspondências de interesse particular expedidas por servidores, docentes e alunos, assim como de empresas que prestam serviços à UECE (Agência Bancária, lanchonetes e comerciantes em geral). Entre esses documentos, destacamos: prospectos promocionais e divulgação de produtos e/ou serviços de empresas, propaganda de partidos políticos e propaganda eleitoral de candidatos internos e externos, material de divulgação de chapas eleitorais e de candidatos a eleições em geral no âmbito da instituição, comunicados a associados, e demais documentos do gênero.
6. As correspondências particulares não serão expedidas e/ou emitidas pelas unidades de protocolo. …ficará a disposição dos interessados no seu balcão de atendimento, esperando que os seus donos venham pegá-las. Pedimos as pessoas que fazem uso do Protocolo Geral da UECE para receber suas correspondências, que façam o redirecionamento destas para os seus respectivos endereços.
Salientamos que a adoção dessas orientações visa atender com competência a demanda institucional e os procedimentos dispostos em legislação específica.
Contando com a compreensão e apoio de todos os gestores da UECE, das administrações superior, intermediária e básica, solicitamos ampla divulgação no âmbito das unidades/subunidades sob suas responsabilidades e colocamo-nos à disposição para maiores esclarecimentos.